Soms zie je op de eindafrekening dat het btw-bedrag een paar centen afwijkt van wat je zelf berekent als je het btw-percentage toepast op het totaalbedrag exclusief btw. Dit lijkt op een rekenfout, maar dat is het niet. Hieronder leggen we uit waarom dit voorkomt.
Hoe de btw op de eindafrekening wordt berekend
De eindafrekening is een samenvatting van alle individuele facturen die naar de deelnemers van je evenement zijn verstuurd. Op elke afzonderlijke factuur wordt de btw berekend op basis van het btw-tarief dat voor dat ticket of product geldt (bijvoorbeeld 9%, 21%).
Per factuur wordt het btw-bedrag vervolgens afgerond op twee decimalen, zoals wettelijk verplicht is.
Wanneer we de eindafrekening opmaken, tellen we al die afgeronde bedragen bij elkaar op. Daardoor kan het totaalbedrag aan btw op de eindafrekening een paar centen hoger of lager uitvallen dan wanneer je één keer het btw-percentage over de totale omzet zou berekenen.
Een voorbeeld
Stel dat er 5 deelnemers zijn, en dat voor dit evenement het btw-tarief 9% geldt.
De facturen naar de deelnemers zien er bijvoorbeeld zo uit:
| Deelnemer | Bedrag excl. btw | Btw (9%) | Bedrag incl. btw |
|---|---|---|---|
| Anna | € 12,37 | € 1,11 | € 13,48 |
| Pieter | € 7,83 | € 0,71 | € 8,54 |
| Noor | € 19,46 | € 1,75 | € 21,21 |
| Milan | € 5,60 | € 0,50 | € 6,10 |
| Emma | € 4,96 | € 0,45 | € 5,41 |
De totale bedragen zijn dan:
Excl. btw: €50,22
Btw (opgeteld per factuur): €4,52
Incl. btw: €54,74
Als je echter 9% over €50,22 zou berekenen, kom je op €4,52 → afgerond €4,52, maar soms zou dit bijvoorbeeld €4,51 of €4,53 kunnen worden afhankelijk van de afronding per factuur.
Het verschil van een paar centen ontstaat dus doordat de btw per factuur wordt afgerond, niet pas op het totaal.
Waarom dit de juiste werkwijze is
Boekhoudkundig is het juist om btw per factuur te berekenen en af te ronden. Elke factuur naar een deelnemer is op zichzelf een rechtsgeldig document en moet exact kloppen — inclusief btw-bedrag en afronding.
De eindafrekening is vervolgens een optelsom van al deze individuele, afgeronde bedragen. Zou Hipsy de btw pas aan het einde berekenen over het totaal, dan zou het totaalbedrag niet meer overeenkomen met de optelsom van de facturen. Dat zou boekhoudkundig juist onjuist zijn.
